สำนักงานบัญชีคืออะไร ทำหน้าที่อะไรบ้าง และเลือกอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ

สำนักงานบัญชี คือ ผู้ให้บริการทำบัญชี ยื่นภาษี และจัดทำงบการเงินแทนธุรกิจ โดยมีผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนตามกฎหมายเป็นผู้รับผิดชอบ และประสานงานกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) สำหรับการตรวจสอบงบการเงินประจำปี เจ้าของธุรกิจที่กำลังตัดสินใจว่าจะทำบัญชีเอง จ้างพนักงานประจำ หรือใช้บริการสำนักงานบัญชี ควรเข้าใจบทบาท ข้อกำหนดทางกฎหมาย และเกณฑ์การเลือกก่อนตัดสินใจ

สำนักงานบัญชีทำหน้าที่อะไรบ้าง

งานหลักของสำนักงานบัญชีครอบคลุม 4 ส่วน:

1. บันทึกบัญชีและกระทบยอด — บันทึกรายการรับ-จ่ายตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS for NPAEs สำหรับ SME ส่วนใหญ่) และกระทบยอดธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ให้ตรงกับเอกสารจริง
2. ยื่นภาษีทุกประเภท — VAT รายเดือน (ภ.พ.30) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1/3/53) และภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50/51)
3. จัดทำงบการเงิน — สรุปงบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงินรายเดือนหรือรายปี พร้อมประสานงานกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเพื่อรับรองงบก่อนยื่น DBD
4. ให้คำปรึกษา — ตอบคำถามด้านบัญชีและภาษีระหว่างปี บางแห่งขยายไปถึงการวางแผนภาษีและที่ปรึกษาทางการเงิน
5. ดูแลเงินเดือนและประกันสังคม (ถ้ามีบริการ) — บางสำนักงานขยายขอบเขตไปถึงการคำนวณเงินเดือน หักภาษี ณ ที่จ่ายพนักงาน และนำส่งเงินสมทบประกันสังคมแทนธุรกิจ ซึ่งไม่ใช่ขอบเขตมาตรฐานของทุกสำนักงาน ควรสอบถามให้ชัดเจนหากต้องการบริการนี้

สำนักงานบัญชีส่วนใหญ่ ไม่ได้ทำหน้าที่ตรวจสอบและรับรองงบการเงินเอง เพราะการตรวจสอบต้องดำเนินการโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ซึ่งควรเป็นอิสระจากผู้จัดทำบัญชีตามหลักการกำกับดูแลที่ดี

สำนักงานบัญชี vs พนักงานบัญชีประจำ vs ทำเอง

สำหรับ SME ที่มีปริมาณเอกสารไม่มาก การใช้สำนักงานบัญชีมักคุ้มค่ากว่าการจ้างพนักงานประจำ เพราะจ่ายตามปริมาณงานจริงโดยไม่ต้องแบกต้นทุนเงินเดือนเต็มอัตรา และมีผู้เชี่ยวชาญดูแลได้ทันทีตั้งแต่วันแรก

กฎหมายกำหนดอะไรบ้างเกี่ยวกับผู้ทำบัญชีและสำนักงานบัญชี

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ผู้ที่รับทำบัญชีให้นิติบุคคลต้องเป็น "ผู้ทำบัญชี" ที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนดและขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ภายในระยะเวลาที่กำหนดหลังเริ่มทำหน้าที่ ไม่ว่าจะทำงานในนามบุคคลธรรมดา หรือในนามสำนักงานบัญชี

ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่ตามจรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี ที่กำหนดโดยสภาวิชาชีพบัญชีแห่งประเทศไทย (TFAC) ซึ่งครอบคลุมหลักสำคัญ เช่น:

• การรักษาความลับ — ข้อมูลทางการเงินของลูกค้าต้องไม่เปิดเผยโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ความเที่ยงธรรมและซื่อสัตย์สุจริต — ไม่บันทึกบัญชีหรือยื่นภาษีที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง
• ความรู้ความสามารถทางวิชาชีพ — ต้องติดตามและพัฒนาความรู้ให้ทันมาตรฐานบัญชีและกฎหมายภาษีที่เปลี่ยนแปลง

ด้วยข้อกำหนดด้านจรรยาบรรณนี้ สำนักงานบัญชีที่ปฏิบัติตามมาตรฐานวิชาชีพจะไม่รับปากผลลัพธ์ทางภาษีที่เฉพาะเจาะจง เช่น การรับประกันว่าจะไม่ต้องเสียภาษีเลย เพราะตัวเลขภาษีขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงทางบัญชีของแต่ละธุรกิจ ไม่ใช่สิ่งที่กำหนดล่วงหน้าได้ ธุรกิจที่เจอสำนักงานบัญชีเสนอการรับประกันลักษณะนี้ควรตรวจสอบให้รอบคอบเป็นพิเศษ

วิธีตรวจสอบว่าสำนักงานบัญชีมีคุณสมบัติถูกต้อง

ก่อนตัดสินใจว่าจ้าง สามารถตรวจสอบได้ด้วยตัวเองผ่าน 2 ช่องทางหลัก:

1. ระบบขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชี ของ DBD — ตรวจสอบว่าผู้ที่จะดูแลบัญชีของธุรกิจขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำบัญชีถูกต้องหรือไม่
2. โครงการสำนักงานบัญชีคุณภาพ ของ DBD — เป็นการรับรองความพร้อมด้านระบบงานภายในแบบสมัครใจ สำนักงานที่ผ่านการรับรองจะปรากฏในทะเบียนของ DBD แม้สำนักงานที่ไม่ได้เข้าร่วมโครงการนี้อาจมีคุณภาพงานที่ดีเช่นกัน แต่ก็เป็นข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติมได้

สำหรับงบการเงินประจำปี ควรสอบถามด้วยว่าสำนักงานประสานงานกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) รายใด และสามารถตรวจสอบใบอนุญาตของ CPA รายนั้นผ่านสภาวิชาชีพบัญชีแห่งประเทศไทยได้เช่นกัน

เกณฑ์เลือกสำนักงานบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจ

1. ขึ้นทะเบียนผู้ทำบัญชีถูกต้อง — เงื่อนไขพื้นฐานที่สุดที่ต้องตรวจสอบก่อนเสมอ
2. ราคาและขอบเขตงานโปร่งใส — ระบุชัดว่าราคาที่เสนอครอบคลุมงานอะไรบ้าง มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมกรณีใดบ้าง
3. มีระบบประสานงานกับ CPA ที่มีใบอนุญาต — จำเป็นสำหรับการยื่นงบการเงินประจำปีของบริษัทจำกัดทุกแห่ง
4. ตอบสนองเร็วเมื่อมีคำถามหรือใกล้ถึงกำหนดยื่น — ภาษีมีกำหนดเวลาชัดเจน ความล่าช้าในการสื่อสารอาจนำไปสู่ค่าปรับ
5. มีประสบการณ์ในธุรกิจประเภทใกล้เคียงกัน — แต่ละอุตสาหกรรมมีรายละเอียดภาษีและเอกสารที่ต่างกัน
6. ระมัดระวังคำสัญญาที่ฟังดูดีเกินจริง — เช่น การรับประกันผลภาษีที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งขัดกับหลักจรรยาบรรณวิชาชีพตามที่กล่าวไปข้างต้น

สัญญาณที่บ่งบอกว่าถึงเวลาต้องเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

ธุรกิจที่ใช้บริการสำนักงานบัญชีอยู่แล้ว ควรทบทวนคุณภาพงานเป็นระยะ สัญญาณที่ควรเริ่มมองหาทางเลือกใหม่ ได้แก่:

• ตอบคำถามช้าหรือไม่ตอบเมื่อใกล้ถึงกำหนดยื่นภาษี — ความล่าช้าในการสื่อสารอาจทำให้พลาดกำหนดเวลาและเกิดค่าปรับ
• ยื่นภาษีผิดพลาดหรือล่าช้าซ้ำๆ — โดยเฉพาะหากเกิดค่าปรับที่ป้องกันได้จากความรอบคอบ
• อธิบายตัวเลขในงบการเงินให้เข้าใจไม่ได้ — เจ้าของธุรกิจควรเข้าใจภาพรวมผลประกอบการจากงบที่ได้รับ ไม่ใช่แค่ได้รับตัวเลขไปเฉยๆ
• ไม่ประสานงานเรื่องผู้สอบบัญชีให้ทันตามกำหนดยื่นงบประจำปี — จนธุรกิจต้องเร่งหา CPA เองในนาทีสุดท้าย
• ราคาไม่ตรงกับที่ตกลงไว้ตั้งแต่แรก — มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่ได้แจ้งล่วงหน้าบ่อยครั้ง

การพบสัญญาณเหล่านี้ไม่ได้แปลว่าต้องเปลี่ยนทันที แต่ควรพูดคุยกับสำนักงานบัญชีปัจจุบันตรงๆ ก่อน หากยังไม่ดีขึ้นจึงค่อยพิจารณาย้าย

ขั้นตอนเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอย่างปลอดภัย

เมื่อตัดสินใจเปลี่ยนแล้ว ควรดำเนินการตามลำดับเพื่อไม่ให้เกิดช่องโหว่ทางกฎหมายหรือข้อมูลสูญหาย:

1. ขอสำเนาเอกสารบัญชีและภาษีทั้งหมดจากสำนักงานเดิม ก่อนยุติสัญญา ทั้งงบการเงิน แบบภาษีที่ยื่นแล้วทุกงวด และไฟล์บัญชีที่บันทึกไว้
2. ตรวจสอบยอดยกมาให้ตรงกัน ระหว่างสำนักงานเดิมกับสำนักงานใหม่ ก่อนเริ่มบันทึกบัญชีรอบถัดไป
3. แจ้งเปลี่ยนผู้ทำบัญชีกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ให้ถูกต้องตามกฎหมาย
4. กำหนดวันเริ่มงานของสำนักงานใหม่ให้ต่อเนื่องกับวันสิ้นสุดของสำนักงานเดิม เพื่อไม่ให้มีช่วงที่ไม่มีผู้ทำบัญชีรับผิดชอบ

แหล่งอ้างอิง: พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า | จรรยาบรรณของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี — สภาวิชาชีพบัญชีแห่งประเทศไทย | ประมวลรัษฎากร — กรมสรรพากร

หากกำลังพิจารณาว่าจ้างสำนักงานบัญชี EA Business ให้บริการทำบัญชีรายเดือน ตรวจสอบบัญชีและทำงบรายปี โดยประสานงานกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตามที่กฎหมายกำหนด และที่ปรึกษาการเงินและบัญชีสำหรับธุรกิจที่ต้องการมุมมองระดับผู้บริหาร ปรึกษาฟรีเพื่อประเมินความต้องการของธุรกิจโดยเฉพาะ